Oggi approfondiamo un argomento un po’ complicato e spesso non pienamente conosciuto: quello delle trasferte non imponibili ai fini fiscali (skattefri rejsegodtgørelse).

Il pagamento di un importo di trasferta forfettario in modo errato o una procedura incompleta può comportare conseguenze fiscali sia per il dipendente che per l’azienda, tramite la riqualificazione dell’importo come reddito imponibile. È importante pertanto comprendere e applicare le regole danesi sugli importi di trasferta.

Il sistema fiscale danese consente alle aziende di rimborsare alcune spese di trasferta in modo forfettario e completamente esente da imposte, ma solo se sono rispettate delle condizioni precise.

L’idea è quella di ridurre l’onere amministrativo evitando il rimborso a piè di lista, a condizione che la trasferta sia reale, documentata e rientri nei parametri fissati dall’Agenzia delle Entrate danese (Skattestyrelsen).

Quando una trasferta è fiscalmente esente da imposizione fiscale

Non ogni spostamento lavorativo è una trasferta esente ai fini fiscali. Ai fini della skattefri rejsegodtgørelse (importo di trasferta forfettaria non imponibile) devono coesistere contemporaneamente quattro elementi fondamentali:

• luogo di lavoro temporaneo;
• distanza tale da rendere non ragionevolmente possibile il rientro giornaliero presso l’abitazione abituale (in termini di distanza e orario di lavoro);
• durata minima di almeno 24 ore consecutive;
• pernottamento fuori casa.

Vediamo di approfondire brevemente questi quattro elementi che definiscono la trasferta forfettaria esentasse.

Luogo di lavoro temporaneo e limite dei 12 mesi

Il lavoratore deve recarsi in un luogo di lavoro diverso dalla sua normale sede di lavoro. Più corto è il tempo trascorso in un luogo di lavoro non abituale, più è probabile che il luogo di lavoro sia temporaneo.

Qui interviene la regola, nonché il limite temporale, dei 12 mesi. Il lavoratore può ottenere un importo di trasferta forfettaria per vitto e piccole spese solo per i primi 12 mesi di lavoro presso lo stesso luogo di lavoro temporaneo. Se il lavoratore cambia il luogo di lavoro temporaneo, inizierà a decorrere un nuovo periodo di 12 mesi.

Ci sono delle regole specifiche in caso di nuovo luogo di lavoro, ritorno presso lo stesso luogo di lavoro temporaneo, nonché se il luogo di lavoro temporaneo venisse spostato, ma rimandiamo all’assistenza specifica per queste tematiche.

Distanza tale da rendere non ragionevole il rientro giornaliero presso la propria abitazione

Non è individuata una soglia chilometrica specifica oltre la quale il lavoratore possa, o l’azienda possa disporre, il pernottamento fuori dal domicilio abituale. Infatti, la valutazione viene effettuata tenendo in considerazione sia la distanza dall’abituale luogo di abitazione del lavoratore, sia le peculiarità dell’attività lavorativa, con riferimento ai suoi orari di lavoro.

Inoltre, l’Agenzia delle Entrate danese fa una valutazione anche sul mezzo di trasporto più veloce per raggiungere il luogo di lavoro temporaneo (solitamente la macchina), salvo istruzioni aziendali vincolanti imposte al lavoratore.

Al fine di meglio chiarire il concetto, analizziamo alcuni esempi chiarificatori.

Mario Rossi lavora in un cantiere di lavoro temporaneo situato a 128 km dal suo luogo di residenza. Mario impiega circa 1 ora e 48 minuti per raggiungere il luogo di lavoro temporaneo e dove deve essere presente dal lunedì al venerdì, dalle ore 7.00 alle ore 15.00. In questo caso, questa non viene configurata come una trasferta ai sensi della skattefri rejsegodtgørelse, in quanto il lavoratore può rientrare a pernottare nel suo luogo di dimora abituale.

Se, però, al signor Mario Rossi viene chiesto di effettuare del lavoro straordinario per terminare i lavori nel cantiere nei tempi previsti e il suo orario di lavoro cambia in questo modo: dal lunedì al giovedì dalle ore 6.00 alle ore 18.00 e il venerdì dalle ore 6.00 alle ore 14.00, allora la situazione è diversa! In questo caso, per la distanza collegata all’orario di lavoro prolungato che gli richiede di essere nel luogo di lavoro la mattina presto, le condizioni di lavoro non gli consentono di rientrare nella sua abituale abitazione per la notte. Pertanto, si configura la trasferta forfettaria non imponibile ai fini fiscali.

Durata minima di 24 ore e pernottamento fuori casa

Ai fini della classificazione fiscale come trasferta forfettaria esente è necessario che la trasferta duri un minimo di 24 ore e sia necessario, secondo i criteri sopra riportati, il pernottamento fuori dal normale luogo di abitazione. Pertanto, ogni periodo completo di 24 ore dà diritto all’indennità piena, secondo le tariffe previste da Skat annualmente, trattate qui di seguito.

Gli importi per le trasferte non imponibili di trasferta e cosa coprono

La skattefri rejsegodtgørelse copre solo due categorie di spesa:

• vitto e piccole spese accessorie
• alloggio

Tutto ciò che riguarda il viaggio in senso stretto, come voli, treni, taxi, pedaggi, parcheggi, resta fuori dal perimetro del rimborso forfettario, ed è generalmente gestito separatamente come rimborso spese documentato anche detto a piè di lista. Ad ogni modo, anche il pagamento a piè di lista di spese di viaggio deve essere riconosciuto solo in correlazione allo svolgimento di attività lavorativa, e ci sono delle regole precise in base alle diverse casistiche.

Gli importi massimi giornalieri per l’anno 2026 sono i seguenti:

Vitto e piccole spese accessorie	625 DKK
Alloggio	268 DKK

Ogni anno l’Agenzia delle Entrate danese fissa importi massimi giornalieri per le trasferte forfetterie esenti. Attenzione però: in caso di superamento di tali soglie l’intero importo erogato sarà assoggettato a imposizione fiscale, non solo la parte eccedente.

È utile, inoltre, precisare che il rimborso spese forfettario non può coesistere in presenza di rimborso a piè di lista per le spese di trasferta documentate. Per quanto riguarda il vitto, se l’hotel include la colazione, se il cliente offre il pranzo o se una cena è pagata dall’azienda, l’indennità giornaliera deve essere obbligatoriamente ridotta secondo le percentuali fissate da Skat. Tuttavia, anche in caso di rimborso a piè di lista del vitto, al dipendente è possibile corrispondere un importo a titolo di piccole spese pari al 25% dell’importo complessivo per vitto, quindi per l’anno 2026 pari a 156,25 DKK.

Documentazione

In Danimarca la parola chiave è tracciabilità. Anche se il rimborso è forfettario, l’azienda deve poter dimostrare chi ha viaggiato, dove, quando, per quale motivo e con quali criteri di calcolo. La mancanza di documentazione non comporta una semplice irregolarità formale, ma la riqualificazione automatica del rimborso come reddito imponibile.

Una questione strategica, non solo fiscale

Gestire correttamente le trasferte in Danimarca non è solo una questione di aliquote o di moduli da compilare. È un tema di governance, che tocca la conformità fiscale, la reputazione aziendale e il rapporto di fiducia con i dipendenti. Una strategia ben strutturata, allineata alle regole SKAT e comunicata in modo chiaro, è uno strumento di efficienza tanto quanto un buon sistema di payroll.